Met de alsmaar groeiende hoeveelheid informatie die aanwezig is binnen een organisatie, wordt het steeds meer een uitdaging om alles gestructureerd en overzichtelijk te bewaren. Een Document Management Systeem, vaak afgekort tot DMS, helpt je om alle informatie op een gestructureerde manier digitaal op te bergen en te archiveren. Je bespaart niet alleen tijd en geld met een goed DMS, je zorgt er ook voor dat documenten veiliger worden bewaard. In dit blog lees je meer over hoe een Document Management Systeem de veiligheid van je documenten waarborgt en rekening houdt met de wettelijke bepalingen. 

Alle informatie beter beveiligd 

Sommige ondernemers vinden het een riskant idee om alle informatie van het bedrijf digitaal op te slaan. Terwijl het risico op verlies van een papieren document veel groter is dan een digitaal exemplaar. Door onoplettendheid, brand, diefstal of beschadiging is de kans op het verliezen van informatie op papier groter dan digitaal opgeslagen informatie. Daarnaast is een DMS volledig ingericht op de beveiliging en bescherming van alle data. Zo is het afschermen van privacy-gevoelige informatie zeer goed te regelen. Voor alle documenten is het bijvoorbeeld mogelijk om de toegankelijkheid, archivering en vernietiging in te richten met rechten, bevoegdheden en protocollen.  

Niet alleen documenten goed beveiligd

Naast documenten wordt met een DMS ook beveiliging toegepast op onder meer personen, relaties, acties, projecten en dossiers. Dit betekent dat informatie alleen toegankelijk is voor mensen die daar ook echt de rechten voor hebben. Ook bij samenwerking met externe partijen is het mogelijk om de toegang van derden tot documenten goed in te stellen. Beveilig je bedrijf door gebruik te maken van een goed Document Management Systeem. Met een DMS zorg je voor een centrale, veilige opslag en toegang tot informatie voor de juiste personen.

DMS en wetgeving

Natuurlijk is het ook belangrijk dat je je als bedrijf houdt aan de geldende (privacy)wetgeving. Met een goed Document Management Systeem voldoe je automatisch aan alle Nederlandse en Europese wetgeving. Zo zorgt een DMS bijvoorbeeld voor de naleving van Europese privacywetgeving door in te stellen bewaartermijnen en toegangsregels. Ook de wettelijke vernietigingstermijnen worden in een goed DMS gerespecteerd en uitgevoerd. Dit gebeurt overigens altijd nog na controle door een medewerker. Tot slot zorgt spreiding van digitale informatie over meerdere opslaglocaties ervoor dat de data in geval van onverwachte gebeurtenissen veilig en beveiligd blijft.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *